Správa nehnuteľností

Čo chýba na trhu s bývaním, kde je dopyt po prenájmoch a mnohí majitelia majú iba jednu nehnuteľnosť na prenájom?
Služby.
Udržiavanie nehnuteľnosti obsadenej, výber správnych nájomcov, priebežná údržba, kontroly a všetka právna dokumentácia.

Všetky tieto služby sú potrebné a finančný výnos je úzko spojený s kvalitou poskytovaných služieb. Napríklad, začať hľadať vhodného nájomcu dostatočne vopred. Alebo pravidelne kontrolovať nehnuteľnosť, aby sa malé problémy nezmenili na katastrofy.
Ako teda môžu drobní majitelia poskytovať vysokokvalitné služby a zároveň držať náklady na uzde?

Odpoveďou sú špecializované spoločnosti na správu prenájmov, ktoré poskytujú potrebné služby. Funguje to, pretože náklady na služby môžu byť rozdelené medzi viaceré nehnuteľnosti rôznych vlastníkov. Jednoducho povedané, je lacnejšie robiť veci vo veľkom alebo nakupovať vo veľkom.

Pozrime sa na aplikáciu, ktorú sme vytvorili pre poskytovateľov služieb správy prenájmov.

Kto sú používatelia?

Aplikácia musí poskytovať funkcie pre viaceré používateľské role:

1. Agent spoločnosti – zodpovedný za všetky služby pre vlastníkov, nájomcov a údržbárov. Vo väčších spoločnostiach existujú špecializované role podľa typu služieb alebo geografických oblastí.
2. Vlastník nehnuteľnosti – vlastník nehnuteľnosti, ktorú spravuje spoločnosť.
3. Nájomca – osoba, ktorá si prenajala nehnuteľnosť.
4. Budúci nájomca – hľadá nehnuteľnosť na prenájom.
5. Údržbár – vykonáva pravidelnú preventívnu údržbu a havarijné opravy. Môžu to byť externí dodávatelia alebo interní zamestnanci spoločnosti.

Striktne vzaté, okrem agenta spoločnosti, ostatní používatelia nepotrebujú priamy prístup k aplikácii. Avšak z našich skúseností vyplýva, že čím menej vecí sa rieši cez telefón a e-mail, tým viac sa zlepšuje kvalita služieb.

Pozrime sa teraz na potreby používateľov.

Správa katalógu nehnuteľností

Agent potrebuje aktuálnu databázu všetkých informácií o spravovaných nehnuteľnostiach. To zahŕňa kontaktné údaje na vlastníkov, dodávateľov energií a rôzne inštitúcie. Poloha a číslá meradiel energií, katalóg kľúčov a ich priradenie, pravidlá prístupu k parkoviskám a spoločným priestorom.

Naša aplikácia obsahuje prednastavené polia a formuláre pre bežne požadované informácie. Pridanie ďalších polí je otázkou niekoľkých sekúnd.

Je tiež potrebné priradiť dokumenty k jednotlivým nehnuteľnostiam a vytvoriť rozsiahlu galériu fotografií/videí. Samozrejme, mnohé z týchto informácií musia byť pravidelne aktualizované, pričom sa uchováva úplná história.

Klienti môžu využiť úložisko dokumentov priamo v aplikácii alebo alternatívne ukladať dokumenty na SharePoint.

Na záver, pri onboardingu nových vlastníkov je potrebné podpísať právne dokumenty. Tieto dokumenty sa generujú automaticky vložením informácií o nehnuteľnosti do šablóny Microsoft Word, ktorú poskytol zákazník.

Správa prenájmu

Agent spoločnosti a nájomca (aj vlastník) majú rovnaký cieľ – uzatvoriť nájomnú zmluvu. V tejto časti predpokladáme, že nájomca už našiel vhodnú nehnuteľnosť a chce ju prenajať.

Prvým krokom je zaznamenanie požadovaných informácií o nájomcovi (nájomcoch). Následne sa pripravia právne dokumenty. Onboarding nových nájomcov zvyčajne prebieha počas návštevy nehnuteľnosti. Nájomcovia si môžu nehnuteľnosť prezrieť a oboznámiť sa s ňou. Akékoľvek problémy (napr. pokazený kohútik) sa zaznamenajú a dohodne sa ich vyriešenie. Urobia sa alebo aktualizujú fotografie nehnuteľnosti a zaznamenajú sa hodnoty meradiel energií. Tento „počiatočný“ stav môžu nájomcovia overiť a podpísať spolu s nájomnou zmluvou.

Počas prenájmu vykonáva agent spoločnosti pravidelné kontroly. Vyplní sa formulár kontroly a spravia sa fotografie.

V prípade problémov alebo potrebných opráv kontaktujú nájomcovia agenta spoločnosti. Ten následne naplánuje návštevu údržbára. V závislosti od problému a dohody môžu byť opravy fakturované vlastníkovi, nájomcovi alebo odpočítané z bezpečnostného depozitu.

Keď nájomca informuje agenta o ukončení nájmu, agent zverejní nehnuteľnosť ako dostupnú a naplánuje potrebné práce na jej prípravu pre ďalšieho nájomcu (maľovanie, hĺbkové čistenie atď.).

Čo naša aplikácia dokáže v tejto oblasti

Naša aplikácia zjednodušuje zaznamenávanie všetkých informácií, od údajov o nájomcoch až po fotografie nehnuteľnosti. Všetko je možné zaznamenať na telefóne alebo tablete, vrátane fotografií a podpisov. Aplikácia tiež vytvára pripomienky na pravidelné kontroly a údržbu. Spoločnosť si môže prispôsobiť kontrolné zoznamy pre onboarding, offboarding a pravidelné návštevy.

Aplikácia poskytuje portál pre nájomcov – samostatné prostredie aplikácie. Nájomcovia môžu komunikovať s agentmi, nahlasovať problémy a zaznamenávať samostatné kontroly. Majú tiež prístup ku všetkým právnym dokumentom súvisiacim s ich nájmom (ak je to potrebné).

Samostatný portál je k dispozícii aj pre vlastníkov nehnuteľností. Aj oni môžu komunikovať s agentmi, zdieľať dokumenty a sledovať kontrolné zoznamy a fotografie.

Údržba nehnuteľností

Aby mohli vlastníci nehnuteľností získať plnohodnotnú správu, agenti spoločnosti zabezpečujú všetku potrebnú údržbu. To zahŕňa prípravu na zverejnenie (napr. nový náter, nové koberce, hĺbkové čistenie), pravidelnú preventívnu údržbu (klimatizácia, kúrenie atď.) a akúkoľvek nápravnú údržbu, napr. opravu pokazených zariadení.

Naša aplikácia dokáže pomôcť minimálne pri zaznamenávaní incidentov, zabezpečení informovania agenta o probléme a poskytovaní nájomcom informácie o tom, ako a kedy bude problém vyriešený.

Aplikácia tiež umožňuje správu zoznamu interných alebo externých dodávateľov. Hlásené problémy sa konvertujú na úlohy, ktoré sa môžu plánovať a prideliť pracovníkom. Výsledky opráv (fotografie, faktúry) môžu byť nahrané priamo do aplikácie.

Ponuka nehnuteľností

Jednou z úloh spoločnosti na správu prenájmov je propagácia nehnuteľnosti na trhu. Zahŕňa to interné kanály (webstránka, sociálne siete) aj externé (inzeráty, portály).

Naša aplikácia obsahuje funkcie na export a predpripravené konektory pre Wordpress, Gatsbyjs a Shopify. Okrem toho vieme vytvárať prispôsobené konektory pre miestne platformy.

Aplikácia tiež uľahčuje organizovanie obhliadok nehnuteľností s potenciálnymi nájomcami. Obsahuje kalendárne funkcie vrátane farebného označenia, drag&drop preplánovania, integrácie s Outlook/Exchange, a notifikácie prostredníctvom e-mailov a SMS.

Samozrejme, nejde len o čas strávený na nehnuteľnosti, ale často aj o značné cestovanie. Naša aplikácia zaznamenáva najazdené kilometre a môže automaticky generovať mesačné správy o cestovných nákladoch.

Nakoniec, výber správneho nájomcu často zahŕňa kontrolu jeho zázemia. Naša aplikácia dokáže automaticky pristupovať k rôznym registrovým databázam, čím ďalej zjednodušuje prácu agenta a šetrí jeho čas.

Záver

Služba správy prenájmu sľubuje lepšie služby pre vlastníkov a nájomcov. Vlastníci získajú predvídateľnejší príjem a pokoj vďaka pravidelným kontrolám. Nájomcovia získajú kvalitnú údržbu a spoľahlivého partnera, ktorý sa zameriava výlučne na nich.

Veríme, že naša aplikácia významne prispieva k splneniu tohto sľubu.

Ste pripravení vidieť demo?