Aplikácia pre terapeutov a poradcov

Poskytujete poradenské, wellness, fitness alebo terapeutické služby? Predávate zvyčajne balíčky, ktoré pozostávajú z viacerých návštev? Máme pre vás aplikáciu!

Úspešná terapia nie je o jednej návšteve. To je samozrejme celkom evidentné. Či už hovoríme o fyzickej alebo psychologickej terapii, mentoringu alebo tréningu, dosiahnutie akéhokoľvek výsledku si vyžaduje čas, trpezlivosť, vytrvalosť – a to počas dlhšieho časového obdobia. Na strane klienta ako aj terapeuta. Chceme vám preto predstaviť aplikáciu, ktorú sme vytvorili pre poskytovateľov terapeutických služieb.

Používatelia

• Terapeut/poradca - osoba, ktorá pracuje s klientom a poskytuje službu. Zvyčajne má osoba špecifické vzdelanie alebo je držiteľom licencie na daný typ práce.
• Manažér – podporuje viacerých pracovníkov (seniorská pozícia), poskytuje spätnú väzbu a vedenie ako také.
• Asistent – má na starosti plánovanie klientov, prípravu návštev a rieši rôzne administratívne úlohy, ako je fakturácia.
• Vlastník - pre menšie firmy robí všetko vyššie uvedené, a potom ešte niečo navyše.

Pozrime sa na oblasti, ktoré si vyžadujú pozornosť majiteľov a zamestnancov v terapeutickom biznise.

Udržanie klientov a riadenie očakávaní

V mojom telefóne má termín u holiča nastavené upozornenie na deň predtým, pretože pripomienka 15min pred termínom je úplne zbytočná. Je to takto lepšie, ale aj tak som schôdzku viackrát zmeškal.

Ako môže aplikácia pomôcť?

Môžeme poslať emailom klientovi do kalendára žiadosť o stretnutie s jednou (alebo viacerými) pripomienkami. Prípadne poslať aj SMS deň pred termínom. Videl som, ako majitelia firiem manuálne posielajú sms notifikácie... Áno, je otravné robiť to každý deň. Majiteľovi však boli zameškané termíny oveľa nepríjemnejšie. Našťastie je to veľmi ľahké automatizovať.

100% dochádzku nevie zaručiť nikto. Vieme však zachytiť zabudnutia, súčasne SMS pripomienka zvyšuje renomé firmy. A napokon, ak spravíte všetko preto aby klient nezabudol, respektíve mal možnosť sa odhlásiť, bude spoplatnenie vypadnutého termínu ľahšie prijaté.

Prečo je dôležité udržať kontakt s klientom medzi návštevami? Súčasťou terapie je zmena. Zmena v zmýšlaní, diete, pohybe, atď. Pre dosiahnutie cieľov terapie, potrebujeme aby klient niečo robiť začal a neprestával, alebo naopak obmedzil. Zvyčajne nájdeme nejakú zaujímavú „domácu úlohu“, ktorú môžeme klientovi zadať. Vymyslieť cvičenia na čas medzi návštevami má množstvo výhod. V prvom rade to zlepší výsledky a na miesto krátkodobého dosiahneme trvalé zlepšenie. Takže podpora zmeny u klienta je často kľúčová. Súčasne, vďaka kontaktu udržíte takto klienta zaangažovaného a je menej pravdepodobné, že skončí s terapiou predčasne.

Výsledky si vyžadujú čas, musíme preto klienta podporiť, aby dodržal plán. A „dokončenie domácich úloh“ by sme mohli využiť ako bezplatný marketing – napr. požiadajte klienta, aby zverejnil selfie na vašich sociálnych sieťach, ako cvičí/študuje/ atď. Nech už je vaša stratégia akákoľvek, pomôžeme vám ju zautomatizovať. Dokonca aj niečo také jednoduché, ako je posielanie motivačných e-mailov medzi návštevami, môže výrazne zlepšiť udržanie si klientov. Ale môžeme ísť aj ďalej - vytvorením samostatnej aplikácie pre klientov s domácimi úlohami, plánom, pripomienkami a spôsobom zaznamenávania výsledkov.

Plánovanie

Všetci určite poznáme problémy s plánovaním. Nemôžme byť naraz na dvoch miestach, aj tak si to občas tak naplánujeme. Či už sme plánovali návštevu klienta a už máme aj osobný termín. Alebo sme nerezervovali miestnosť pre terapiu. Alebo potrebujeme nejaké vybavenie, ktoré je už zarezervované niekým iným. Alebo auto, ktoré sme si rezervovali na návštevu u klienta, má naplánovanú údržbu.

Ako môže aplikácia pomôcť pri konfliktoch v plánovaní? K riešeniu vedú dva kroky.

Najprv je potrebné zaznamenať, aké sú ľudské alebo iné zdroje. A potom nasleduje skombinovanie kalendárov všetkých zdrojov do jedného zobrazenia – takže môžete rýchlo zistiť, či máte čas, je k dispozícii terapeutická miestnosť a potrebné nástroje sa práve nepoužívajú. Neočakávame, že si budete udržiavať svoj osobný rozvrh vo svojej firemnej aplikácii a možno už máte Outlook alebo Google kalendár pre svoje vybavenie. Naša aplikácia dokáže oboje – čítať a kombinovať externé kalendáre a vytvárať opakované termíny. Navyše si ich môžete pridať do svojho osobného (telefónneho) kalendára.

S našou aplikáciou nepotrebujete skontrolovať viacero kalendárov, obvolávať kolegov a klientov. Máte poruke spôsob plánovania bez stresu a bez konfliktov.

Konzistentná kvalita služieb

Existuje mnoho dôvodov, prečo je udržanie konzistentnej kvality poskytovanej terapie zložitou úlohou. Hneď na úvod, každý klient je jedinečný a vyžaduje terapiu prispôsobenú potrebám a okolnostiam. Kedže služba zahŕňa viacero návštev, tieto musia do seba zapadnúť a vytvoriť zmysluplný celok. V skutočnom živote je občas nevyhnutné, aby sa poradcovia vedeli zastúpiť. A samozrejme každý poradca má svoj jedinečný štýl.

V skutočnosti to, čo chceme, je trochu protichodné, a to zachovať osobitný jedinečný štýl každého pracovníka a zároveň poskytovať štandardizované služby. Kľúčom je tu rovnováha a riešením je vytvorenie pracovného postupu, ktorý vám umožní nájsť tú správnu rovnováhu pre vašu situáciu. A potom postup neustále zlepšovať a prispôsobovať. Žial, nepôjde to bez vytvárania záznamov, ale opäť musíme nájsť správnu mieru toho, koľko otázok chceme položiť klientom a terapeutom.

Stojí za to pripomenúť si, prečo vlastne kladieme otázky – a to preto, aby sme si zaistili, že ponúkame správnu službu pre každého klienta. A po výbere služby, že napredujeme k sľúbenému cieľu. Preto je najlepšie zapísať si klienta so začiatočnými kritériami, míľnikmi našej cesty s ním a cieľmi. Toto môže byť také rozsiahle alebo krátke, ako si to vyžadujú vaše služby, ale aj jedna veta pre každú z nich je cenná.

Minimálne chceme zbierať informácie na začiatku, teda prečo k nám klient prišiel a aká je jeho celková situácia. Tu nám klientova situácia pomôže posúdiť, ktorý prístup dáva najväčší zmysel. Ďalej chceme zaznamenať, aký bol účel a výsledok každej návštevy. Získame tak míľniky, ktoré nám budú pomáhať udržať klienta zaangažovaného, pretože pokrok je možné vizualizovať. A nakoniec tu máme vypĺňací formulár po poslednej návšteve - skvelé miesto na poskytnutie spätnej väzby na našu cestu s klientom. Napríklad aké kritériá treba pridať k počiatočnému hodnoteniu alebo ktoré činnosti počas návštev najviac prispeli k dosiahnutiu cieľa. Ak je to len trochu možné, dôrazne odporúčame zbierať spätnú väzbu od klienta v každom kroku, či už v rámci rozhovoru s poradcom alebo ako samostatný dotazník zaslaný emailom alebo odovzdaný klientovi.

Keď už máte zozbierané údaje z prvých stretnutí, môžete si ako manažér alebo vlastník sadnúť a napísať správny plán štandardnej terapie? Nuž, je to jedna možnosť. Existujú aj iné metódy, ktoré dosahujú podobné alebo lepšie výsledky, najmä ak máte starších skúsených kolegov. Najprv intervízia – pravidelné hodnotiace sedenia medzi dvojicami poradcov. Potom supervízia, ktorá je pre dvojicu kolegov junior-senior, kde sa starší kolega pripája k návštevám, pozoruje a na záver dáva spätnú väzbu. Napokon, pravidelné skupinové stretnutia so spätnou väzbou sú skvelým spôsobom, ako diskutovať a objavovať, čo funguje. Umožňuje to juniorom učiť sa a vytvára súdržný tím.

Výhodou našej aplikácie a spolupráce s nami je, že všetok zber údajov bude minimálny a nenápadný. Považujeme za kontraproduktívne, keď si ľudia myslia, že softvér je vyspelejší a schopnejší vtedy, keď má čím viac polí, obrazoviek a tlačidiel. Nie je. Vieme, že vašou úlohou nie je papierovanie a pomôžeme vám skrátiť, automatizovať a zjednodušiť zber údajov, až kým nebude potrebné žiadne kliknutie navyše. Koniec koncov, ako pred storočím poznamenal Einstein, dokonalosť nedosiahnete vtedy, keď nie je čo pridať, ale keď nie je čo ubrať.

Fakturácia a platby

Viacnásobné návštevy predstavujú zaujímavú výzvu pre fakturáciu. Po prvé, je dôležité sledovať dokončené návštevy. Je celkom bežné povoliť za určitých okolností bezplatné preloženie návštevy, napríklad ak vás o to klienti požiadajú 24 hodín vopred. Na druhej strane možno budete chcieť účtovať poplatok za nedostavenie sa. Potom sú to návštevy, kde dochádza náhradný terapeut/poradca. Tu sa opäť musíme uistiť, že návšteva je označená ako dokončená.

Aby ste to klientom uľahčili, spravidla im budete chcieť ponúknuť niekoľko predplatených balíčkov rôznych dĺžok a zľavy pre pravidelných zákazníkov. V dnešnej dobe máte k dispozícii širokú škálu spôsobov platby. Existuje mnoho platobných brán, ktoré spracujú väčšinu typov elektronických platieb, od kreditných kariet po Apple pay, Google pay atď., A ako súčasť aplikácie ponúkame predpripravenú alebo prispôsobenú integráciu.

Pomocou našej aplikácie si môžete vytvoriť všetky balíky produktov s kombináciou dĺžky a typu terapie, ktoré potrebujete. Okrem toho budú návštevy sledované podľa zakúpeného balíka a pre každú návštevu sa vygeneruje automatické poradové číslo. Z čísla je zrejmé, či je návšteva posledná v balíku. Okrem toho môžete k poradovému číslu návštevy priradiť aj konkrétne úlohy podľa plánu služby, čo vám umožní mať presný súbor úloh spojených s úvodnou návštevou, druhou, piatou alebo poslednou návštevou. Naša aplikácia má vstavanú podporu pre priame platby SEPA prostredníctvom QR kódu, čím ušetríte pár percent z každej platby v porovnaní s kreditnými kartami. V neposlednom rade aplikácia ponúka úplnú správu zákazníkov s účtami, kontaktmi, cenovými ponukami a dokonca aj riadnymi faktúrami.

Právne predpisy a súlad

Osobné údaje vyžadujú starostlivé zaobchádzanie. GDPR a ich ekvivalenty v USA zaviedli povinnosť šifrovať všetky údaje počas prenosu a aj tie uložené. Okrem toho musí mať každý údaj platný a zdokumentovaný dôvod na zhromažďovanie vo vašej databáze a platný a zdokumentovaný dôvod, pre ktorý majú zamestnanci spoločnosti prístup. Okrem zákonných mandátov je aj všeobecne dobrou praxou obmedziť prístup k údajom. Našťastie je naša aplikácia v súlade s GDPR a my vám pomôžeme nastaviť pravidlá pre prístup k údajom a ich uchovávanie, aby sa dosiahla správna rovnováha medzi okamžitým prístupom a spoľahlivým zabezpečením údajov.

Technologická hádanka

Doteraz sme načrtli mnohé oblasti, kde môže naša aplikácia pomôcť: upozornenia, plánovanie, formuláre, správa dokumentov, predaj a fakturácia. Je tu ešte jedna oblasť, ktorá je veľmi dôležitá. Keď sa pozrieme späť na niekoľko minulých projektov, každý mal viac ako 2 (až 7) rôznych typov integrácií s inými službami. Aplikácia, ktorá nie je integrovaná s inými službami, jednoducho nie je užitočná. Časy, keď aplikácie žili v izolovaných silách, sú dávno preč. Schopnosť komunikovať s inými aplikáciami a systémami sa dnes do značnej miery predpokladá.

Jeden nedávny príklad klientskej aplikácie mal tieto integrácie:

• Azure AD (entra) na overenie
• Microsoft Exchange pre eventy skupinového kalendára
• Microsoft Sharepoint pre dokumenty súvisiace s klientom
• MongoDB na vyhľadávanie externých konzultantov
• Postgres pre vyhľadávanie zdravotného poistenia
• Prvé tri sú dostupné v našej aplikácii okamžite, s jednoduchými, ale výkonnými možnosťami konfigurácie. Napríklad adresáre Sharepoint môžu byť prepojené s klientmi, takže môžete nahrávať fotografie a dokumenty do Sharepoint priamo z karty klienta v aplikácii.

Posledné dve boli zákazkové implementácie. Pravdou je, že neexistuje žiadny univerzálny konektor a takmer vždy bude potrebná určitá konfigurácia alebo programovanie. Neprepojená aplikácia zároveň nie je taká užitočná. Toto je realita a my sme pripravení vybudovať všetky potrebné spojenia. Pretože chápeme, že hodnota prepojeného systému je mnohokrát vyššia ako hodnota jednotlivých komponentov. A úprimne, my jednoducho neznášame papiere a prepisovanie dát medzi systémami.

Záver

Zameranie na klienta je jadrom každej terapie. Prepáčte mi, že tu mám rolu kapitána Zjavného. Prečo však akceptujeme trávenie 40 % času terapeuta papierovaním alebo byrokraciou? So softvérom je príliš jednoduché pridať ďalší formulár, pole alebo obrazovku. Odolajte preto pokušeniu a začnite s cieľmi, potom sa vráťte naspäť, aby ste zistili, aké údaje naozaj potrebujete. Zhromažďovanie všetkého totiž len povedie k frustrovaným používateľom, strate času a nekvalitným údajom, ktoré sú zbytočné.

Tu sme na vine aj my, poskytovatelia aplikácií. Predajom/predvádzaním našich aplikácií so všetkými funkciami zapnutými. Pravdou pritom je, že budete využívať len 20 % funkcií, ale každý zákazník a zamestnanec použije iných 20 %. Výsledkom býva, že všetky funkcie zostanú zapnuté, čo opäť vedie k strate času, chybám, frustrácii a slabému prijatiu zo strany používateľov.

Ešte jedno tlačidlo? - Povedzte nie. Aby bol klient v centre pozornosti, technológia musí hrať podpornú úlohu a zostať v pozadí, ale pritom byť pripravená na akciu. Aké máte vy skúsenosti?