April 10, 2024

Apka pre projekty

Nepotrebujem CRM.
Chcem len zoznam úloh, s ktorými môžem ja a moji ľudia pracovať.
A nahrajte nejaké dokumenty.
A priložte cenník a pošlite cenovú ponuku.
Môžem dostať aj nejaké pripomienky?

Motivácia

Keď si predstavujeme prácu, predstavujeme si vytváranie, rozprávanie, rozhodovanie.
Ľudia v oblekoch, plašťoch, monterkách alebo kombinézach, ako sú zaneprázdnení robením vecí.

Ale je tu ešte jedna, menej viditeľná časť práce. Som si istý, že to tušíte. Vedenie poznámok, plánovanie, spolupráca s ostatnými. Kontrola a príjem peňazí. Keďže väčšinou pracujeme na tej istej práci dlhšie a/alebo s inými, nedá sa tomu vyhnúť.

Táto časť je oveľa menej očarujúca, niekedy únavná.

Často zanedbávaná.

Kapitán

Vy ako kapitán podniku ste úplne závislý na neviditeľnej časti. Viem, že toto sú veci, ktoré potrebujete:

  • Vidieť všetky dokončené úlohy (alebo nedokončené!). V prehlade aj v detailoch.

  • Byť schopný upraviť kurz: vľavo, vpravo, pomalšie alebo rýchlejšie?

  • Rozhodnite sa správne! Vedieť, kto plán dodržal a kto nie.

  • Kontrolujte náklady a dosahujte zisk.

  • Potrebujete dobrú aplikáciu.

  • Čo nepotrebujete, je zaplatiť tisíce a vydržať mesiace vývoja zakaždým, keď potrebujete otočiť loď.

Používatelia

Po prvé – kto sú zamýšľaní používatelia tejto aplikácie?

  1. Tvorcovia, používatelia, ktorí robia. Tvorte, píšte, predávajte, rozprávajte sa, vyjednávajte.
  2. Klienti, ktorí sú zapojení do úloh. Informovaní o pokroku a konzultovaní pri zmenách.
  3. Manažéri, ktorí riadia loď, zabezpečujú dodržiavanie plánu a zlepšenie plánu.

Všetci títo používatelia majú spoločný cieľ, ktorým je, aby bol klient spokojný.

Doers

Aké sú potreby používateľa?

Úlohy

Pracovníci (a/alebo manažéri) musia plánovať, čo a kedy budú robiť. Samozrejme na to potrebujeme kalendár, ktorý dokáže:

  • Ukáže správne časové rozpätie, od jedného dňa, pracovného týždňa až po mesiac.
  • Ukáže správne úlohy - pre jednotlivých používateľov, pre skupiny a dokonca aj v kombinácii so súkromnými udalosťami.
  • Úlohy farebne zvýrazní podľa akýchkoľvek podmienok, ako je typ úlohy, stav atď.
  • Rýchlo filtruje úlohy podľa akýchkoľvek kritérií
  • Vytvoriť nové úlohy pre časový úsek priamo v kalendári
  • Preplánovanie úloh pomocou drag&drop
  • Riadenie opakujúcich sa úloh

Pri vytváraní nových úloh je často žiaduce automatizovať prideľovanie úloh – kto je zodpovedný.
Najmä, keď úlohy pridávajú priamo klienti.
To znamená, že potrebujeme, aby aplikácia automaticky vybrala správnu osobu pre úlohu.
To, či túto funkciu potrebujete dnes, alebo aké zložité by mali byť pravidlá priraďovania, veľmi závisí od vášho biznisu.
Automatizované priraďovanie je vo verzii 1 implementované len zriedka, ale podľa našich skúseností bude nakoniec potrebné.

Kalendár

Spolupracujte

Pri práci na úlohe sa často stretávame so situáciami, kedy potrebujeme komunikovať s ostatnými.
Najčastejšie sú to tieto:

  • Upozorniť ostatných, že úloha bola dokončená.
  • Žiadosť o vysvetlenie alebo rozhodnutie od klienta alebo manažéra.
  • Aktualizácia priebehu.

Spolupráca by mala byť bezproblémová a mala by využívať zavedené kanály, ako je napríklad e-mail.
V súčasnosti sa očakáva, že to bude viac ako text, čo nám umožní pripojiť obrázky a dokumenty.
A mal by byť odolný a organizovaný, aby sme sa mohli vrátiť a skontrolovať.

Komentáre

Písanie poznámok

V závislosti od úlohy môže stačiť jedno textové pole.

V iných prípadoch by sme mohli potrebovať stovky polí mnohých rôznych typov.
Usporiadané do samostatných sekcií a možno s podmienenou viditeľnosťou.
A pretkané zložitými výpočtami.

Pre menej bežné alebo zložité úlohy alebo pre neskúsených používateľov je potrebné iné riešenie.
Napríklad používateľské rozhranie v štýle sprievodcu, ktoré vedie používateľa. A odhaľuje zložitý proces len po malých krokoch.

Neexistuje jedna odpoveď pre všetkých. Naviše, aj vaše potreby sa zmenia a objavíte nové veci, ktoré chcete sledovať.

Poučenie tu je jednoduché.

  1. Vyberte si niekoľko priorít, ktoré na začiatku skutočne potrebujete vedieť.
  2. A uistite sa, že máte otvorené dvere, aby ste v prípade potreby mohli neskôr pridať ďalšie.

Postupnosť úloh - Projekt

Úlohy sa zriedka vytvárajú náhodne, namiesto toho sa vytvárajú s cieľom a realizujú sa podľa plánu.
Napríklad týždenná lekcia, dvojmesačná aktualizácia klienta zavolajte na štvrťročnú servisnú návštevu alebo následný hovor po predaji.

Zoskupenie úloh smerujúcich k cieľu nazývame projekt.

  • V predajných scenároch môže byť projekt predajnou príležitosťou s klientom, na ktorom pracujete.
  • V scenároch služieb môže byť projekt incident alebo prípad nahlásený klientom.
  • V stavebníctve je to projekt pre klienta.

Preto potrebujeme spôsob, ako modelovať cieľ a plán.
Týmto spôsobom manažéri vedia nielen to, že úlohy boli vykonané, ale že v prvom rade vznikli správne úlohy!

A keď už máme plán dobre uchopený, vieme, aké sú ciele, je jednoduché vizualizovať pokrok.

Komentáre

Náklady a výhody

Ospravedlňujem sa za konštatovanie zrejmého: práca na úlohách generuje náklady, a preto by mala generovať aj príjmy.

Keď začneme sledovať úlohy, máme zaručený spôsob, ako sledovať pracovný čas našich používateľov.
Dokážeme však oveľa viac. Ku každej úlohe pripojte produkty, služby alebo flexibilnú cenu.
Opäť by ste mali začať jednoducho, ale uistite sa, že máte priestor na rozšírenie.

S dodatočnými informáciami o úlohách budú ďalšie kroky jednoduché.

  • Generujte správy o nákladoch, ako sa využívajú vaši pracovníci.
  • Generujte ponuky alebo faktúry - priamo z úlohy. Či už manuálne alebo plne automatizovane. Vždy 1. dňa v mesiaci zasielame klientovi vyúčtovanie všetkých vykonaných úloh.

Zistili sme, že priame pripojenie financií k úlohám má mnoho výhod:

  • nezabudnite vyúčtovať prácu
  • nie je spor o tom, čo sa účtuje
  • pri dlhších projektoch môžete klientovi fakturovať každý mesiac
  • ak vytvoríte úlohy vopred, váš klient vie vopred, aké budú náklady
  • nemusíte kopírovať a vkladať medzi systémami, všetko je na jednom mieste

Plán pre víťazstvo

Začneme cieľom a potom

  1. ?
  2. ?
  3. Zisk

Aké sú teda chýbajúce kúsky?

Na dosiahnutie cieľa potrebujeme plán.
Každý krok na ceste k cieľu je úloha.
Úloha musí byť plánovaná.
Na dokončenie úlohy musíme spolupracovať s ostatnými.

Aby sme zarobili, musíme poznať naše náklady.

V Inuko sme vytvorili aplikáciu, ktorá dokáže všetko vyššie uvedené.
Navyše ho prispôsobíme vašim potrebám dnes. A pomôže vám upraviť aplikáciu aj zajtra a pozajra.