Pracovníci ako sociálni pracovníci alebo zdravotnícki pracovníci si delia svoj čas medzi klientov. Účelom našej aplikácie je podporiť ich v práci a urobiť nevyhnutnú administratívu – napríklad vykazovanie – čo najjednoduchšou.
Byrokracia v našej spoločnosti stále narastá, či už v súkromnom, alebo vo verejnom sektore.
Zdravotné sestry a učitelia v niektorých regiónoch sa sťažujú, že musia stráviť polovicu svojho času „papierovaním“.
Tento trend nám vôbec nie je sympatický, a hlavným cieľom našej aplikácie je dať pracovníkom viac času na to, čo je dôležité – klientov.
To však neznamená, že papierovanie, formuláre a reporty nie sú potrebné. Samozrejme, ak chceme niečo zlepšovať, musíme to merať. Samozrejme, musíme viesť záznamy, pretože ľudská pamäť je v najlepšom prípade omylná a v najhoršom prípade nespoľahlivá. Samozrejme, má zmysel riadiť sa osvedčenými postupmi.
Papierovanie je určite potrebné. Myslíme si však, že sme na zlej ceste a z toho, čo mala byť príloha, sa stalo hlavné jedlo.
Povedané po lopate, papierovanie je druhoradé a musí sa obmedziť na minimum. Hodnota papierovania je len nepriamym prínosom – tým, že zlepší a zrýchli skutočnú prácu s klientmi.
Naša aplikácia je navrhnutá tak, aby sa používala čo najmenej.
Ako to funguje v praxi?
Každodenné úlohy pracovníka sú zaznamenávané v aplikácii vo forme záznamov aktivít. Záznam aktivity má pevne stanovený dátum, trvanie a zaznamenáva prácu pre klienta alebo v mene klienta. Pracovníci môžu zaznamenávať aj svoju prácu nesúvisiacu s klientmi, ako je vzdelávanie alebo interné stretnutia.
Životný cyklus záznamu aktivity je pomerne jednoduchý.
Samozrejme, niekedy je potrebné aktivity preplánovať. To možno urobiť na stránke aktivity alebo oveľa rýchlejšie pomocou presunu na kalendári. Ak aktivitu nemožno dokončiť, pracovník ju môže označiť ako zrušenú.
Už sme naznačili rôzne typy aktivít a zvyčajne organizácie používajú oveľa bohatšiu škálu kategórií. Poďme si ich rozobrať.
Základné typy aktivít:
Môžete sa stretnúť aj s tým, že priama práca sa označuje ako konzultácia a nepriama práca ako intervencia.
Zvyčajne sa tiež zaznamenáva, či sa práca vykonáva osobne, online alebo telefonicky. Nazývame to forma aktivity.
Organizácie často sledujú aj miesto, kde sa osobné stretnutia uskutočňujú. Niekedy to môže byť jednoduché prepínanie medzi kanceláriou a klientom. Bežné sú aj preddefinované možnosti, prípadne s možnosťou vlastného vstupu používateľa. Toto je miesto, kde upozorňujeme zákazníkov, aby si ujasnili, prečo tieto údaje potrebujú a ako presné musia byť. Nezdržujte pracovníkov, ak nepotrebujete úplnú adresu.
Téma aktivity je takmer vždy kategorizovaná. Môže ísť o sadu možností, z ktorých si používateľ vyberá tému, až po viacúrovňovú a viacnásobnú povinnú voľbu témy. Okrem toho organizácie môžu požadovať, aby sa v priebehu práce s klientom pokryli určité témy.
Informácie o téme sa väčšinou používajú na vykazovanie. Keďže ide o nutné zlo, chceme ho urobiť čo najjednoduchším. Malo by ísť vždy o zoznam možností a ak je to možné, filtrovať ho podľa toho, čo dáva zmysel pre situáciu klienta.
Automatické pomenovanie aktivít s voliteľným počítadlom je tiež k dispozícii. Ak vieme, o čom aktivita bola na základe výberu témy, nepýtajme sa používateľa, aby to znova zadával.
Budúce aktivity možno naplánovať priamo z aktuálnej aktivity. Poznámky zo stretnutia alebo dohodnuté ďalšie kroky sa automaticky skopírujú do budúcej aktivity. Je samozrejmé, že najčastejšou akciou pri prezeraní záznamu aktivity je kontrola, čo bolo urobené predtým, a zistenie, kedy by sme sa mali stretnúť nabudúce. Tieto akcie musia byť rýchle a intuitívne.
A čo je možno samozrejmé, aktivita musí zaznamenávať, kto bol klientom. Organizácie a rôzne typy aktivít sa môžu výrazne líšiť v tom, koho považujú za klienta, ktoré a koľko klientov možno pridať k aktivite.
Tri scenáre sú v aplikácii predvolene pokryté:
Organizácie môžu pridávať ďalšie polia do záznamu aktivity podľa potreby.
Napríklad ak je s klientmi podpísaná zmluva, chceme ju zaznamenať v aktivite. Samozrejme, používateľ by si mal vybrať len z aktívnych zmlúv pre konkrétneho klienta. Ak je aktívna len jedna zmluva, môže byť dokonca automaticky predvolená.
Iným príkladom sú organizácie, ktoré získavajú financovanie z viacerých zdrojov. V takom prípade musia byť aktivity priradené k určitému zdroju financovania alebo projektu. To môže byť komplikované tým, že nie všetci pracovníci môžu prijímať financovanie z akéhokoľvek zdroja.
Sociálne služby často vyžadujú prítomnosť dvoch pracovníkov pri niektorých aktivitách. Samozrejme chceme vytvoriť aktivitu len raz, ale musí byť prístupná obom pracovníkom. Iné organizácie majú špecializovaných pracovníkov, ktorí zaznamenávajú aktivity, ale primárny pracovník musí mať k nim prístup. Naša aplikácia má flexibilné nastavenie oprávnení na pokrytie všetkých možných scenárov, od jednotlivých pracovníkov až po zložité tímové štruktúry a regionálnych manažérov.
Ako sme už spomenuli, existuje mnoho možných spôsobov, ako definovať klienta alebo typy klientov, a často sa v rámci jednej organizácie využíva viacero typov.
Na konci dňa sociálni pracovníci pracujú s ľuďmi. Prvou otázkou je, či sa ich práca sústreďuje na jednotlivca alebo domácnosť/rodinu. Niektoré služby sú striktne zamerané na rodiny, iné sa sústreďujú na deti. V oboch prípadoch je nevyhnutné mapovať rodinné vzťahy.
Ďalším dôležitým aspektom je dlhodobá vs. krátkodobá spolupráca. Napríklad mnohé neziskové organizácie ponúkajú služby s nízkym prahom prístupnosti, a preto sa o klientovi zbierajú len minimálne alebo žiadne informácie.
Situáciu ďalej komplikuje fakt, že klienti sa môžu pohybovať medzi týmito kategóriami. So zvyšujúcou sa dôverou klienta sa náhodné návštevy môžu postupne meniť na dlhodobý prístup a stretnutia s individuálnym klientom sa môžu transformovať na návštevy celej rodiny.
Naša aplikácia je preto pripravená pokryť všetky tieto scenáre. Čo tým myslíme? Jednoducho to, že môžeme selektívne aktivovať funkcie, ktoré majú zmysel pre vašu organizáciu. Pracujete len s dlhodobými individuálnymi klientmi? Žiadny problém, funkcie pre rodiny, vzťahy a krátkodobú spoluprácu nebudú zapnuté a nebudú teda prekážať.
Mapovanie vzťahov medzi klientmi je často požadovanou funkciou. Skupina klientov sa zvyčajne nazýva rodina alebo domácnosť, teda všetci, ktorí žijú pod jednou strechou. Byť súčasťou domácnosti je však len začiatok, zahŕňa to niekoľko typov vzťahov.
Prečo je to užitočné? Predovšetkým je hodnotné poznať a rozumieť sociálnemu pozadiu klientov. Potom je často užitočné orientovať sa vo vzťahoch. Vzťahy umožňujú filtrovať a zoskupovať údaje, napríklad vidieť aktivity súvisiace s jednou domácnosťou na jednom mieste alebo pochopiť, koľko času pracovníci strávili aktivitami s členmi danej domácnosti. Nakoniec, organizácie sú niekedy povinné podávať správy o aktivitách agregovaných podľa domácností.
Naša aplikácia je pripravená zvládnuť zložitosť ľudských vzťahov. Ak je však toto pre vašu situáciu príliš komplikované, tieto funkcie môžu byť jednoducho vypnuté.
Jednoducho povedané, kontrakt alebo zmluva predstavuje základ spolupráce s klientmi. Rámcuje prácu z hľadiska času a rozsahu – kedy práca začala a skončila, aké sú dôvody a ciele spolupráce.
Okrem týchto základných polí má každá organizácia jedinečný súbor informácií, ktoré je potrebné na zmluve zaznamenať. Silný spôsob, ako organizovať prácu, je definovať typy kontraktov. Týmto spôsobom sa práca môže štandardizovať, pripojením metodológie, plánu a dokonca pravidiel (napr. stretnutie dvakrát mesačne).
Napokon zmluva alebo typ zmluvy môžu definovať, kedy sa hodnotí pokrok v práci. Niekedy stačí hodnotenie na konci, no pri dlhodobých (viacročných) zmluvách sú potrebné pravidelné míľniky a merania.
Ak je to potrebné, právne dokumenty zmlúv môžu byť generované a uchovávané priamo v aplikácii alebo integrované cez Microsoft SharePoint.
Sociálne, zdravotnícke a iné služby zamerané na ľudí môžu z našej aplikácie na správu prípadov významne profitovať.
Pretože naša aplikácia pracuje pre používateľa. Čo znamená minimalizáciu času stráveného administratívou a maximalizáciu času stráveného s klientom.
Zaujali sme vás? Pozrite si naše úspešné príbehy: Usmev, Filip.
Pripravení na ukážku?