January 24, 2025

Apka pre správu prípadov

Pracovníci ako sociálni pracovníci alebo zdravotnícki pracovníci si delia svoj čas medzi klientov. Účelom našej aplikácie je podporiť ich v práci a urobiť nevyhnutnú administratívu – napríklad vykazovanie – čo najjednoduchšou.

Case Management

Náš prístup

Byrokracia v našej spoločnosti stále narastá, či už v súkromnom, alebo vo verejnom sektore.
Zdravotné sestry a učitelia v niektorých regiónoch sa sťažujú, že musia stráviť polovicu svojho času „papierovaním“.
Tento trend nám vôbec nie je sympatický, a hlavným cieľom našej aplikácie je dať pracovníkom viac času na to, čo je dôležité – klientov.

To však neznamená, že papierovanie, formuláre a reporty nie sú potrebné. Samozrejme, ak chceme niečo zlepšovať, musíme to merať. Samozrejme, musíme viesť záznamy, pretože ľudská pamäť je v najlepšom prípade omylná a v najhoršom prípade nespoľahlivá. Samozrejme, má zmysel riadiť sa osvedčenými postupmi.

Papierovanie je určite potrebné. Myslíme si však, že sme na zlej ceste a z toho, čo mala byť príloha, sa stalo hlavné jedlo.

Povedané po lopate, papierovanie je druhoradé a musí sa obmedziť na minimum. Hodnota papierovania je len nepriamym prínosom – tým, že zlepší a zrýchli skutočnú prácu s klientmi.

Čo to znamená pre našu aplikáciu?

Naša aplikácia je navrhnutá tak, aby sa používala čo najmenej.

  • Rýchlosť – Každá úloha, ktorú používateľ potrebuje vykonať, musí byť rýchla. Aplikácia je rýchla na načítanie a responzívna, dokonca aj na mobilných telefónoch používateľov. Musí byť intuitívna a dôsledne zjednodušená. Dodatočné kliknutia sú eliminované. Namiesto písania textu necháme používateľa vyberať z možností alebo nahrávať a prepisovať hlas.
  • Minimalizmus – Požadujeme od používateľa len informácie, ktoré sú potrebné. Každé pole vo formulári musí mať skutočné využitie. To znamená, že úzko spolupracujeme s našimi zákazníkmi, aby sme aplikáciu prispôsobili presne ich potrebám. Taktiež spochybňujeme a analyzujeme každý report.
  • Automatizácia – Všetko, čo možno vypočítať z údajov, sa musí vypočítať automaticky. Každý dokument, ktorý môže byť generovaný a odoslaný automaticky, musí byť automatizovaný. Aplikácia musí pracovať pre používateľa, nikdy nie naopak.
  • Manažment – To, čo je minimálne pre Evu, môže byť zložité pre Adama. Snažíme sa vytvárať aplikáciu, ktorá je rýchla, minimalistická a automatizovaná, ale tieto ideály sú niekedy protichodné alebo nereálne dosiahnuteľné. Ide teda o proces. Budeme s vami pracovať dlhodobo, aby sme riešili problémy z praxe a zabezpečili, že aplikácia bude naďalej relevantná pre vaše meniace sa požiadavky.

Ako to funguje v praxi?

Aktivity

Každodenné úlohy pracovníka sú zaznamenávané v aplikácii vo forme záznamov aktivít. Záznam aktivity má pevne stanovený dátum, trvanie a zaznamenáva prácu pre klienta alebo v mene klienta. Pracovníci môžu zaznamenávať aj svoju prácu nesúvisiacu s klientmi, ako je vzdelávanie alebo interné stretnutia.

Životný cyklus

Životný cyklus záznamu aktivity je pomerne jednoduchý.

  1. Aktivita sa zvyčajne plánuje vopred. Na tento účel slúži kalendár aplikácie. Dvojitým kliknutím možno naplánovať novú aktivitu na voľné miesto v rozvrhu pracovníka. Kalendár môže zároveň zobrazovať výmenné kalendáre organizácie v tom istom zobrazení. Týmto spôsobom sa vzdelávacie alebo interné stretnutia nedostanú do konfliktu s prácou s klientmi.
  2. Následne sa aktivita realizuje – napríklad pracovník sa stretne s klientmi. Aplikácia podporuje pracovníka počas jeho práce tým, že zobrazuje kompletnú históriu dokončených aktivít. Mnohé organizácie si tiež konfigurujú aplikáciu tak, aby automaticky navrhovala témy alebo aktivity na stretnutie v závislosti od typu klienta a jeho pokroku.
  3. Nakoniec sa aktivita dokončí, výsledky a ďalšie kroky sa zaznamenajú. Aplikácia môže vyžadovať vyplnenie určitých polí pred dokončením. Dokončené aktivity sú zvyčajne nemenné.

Samozrejme, niekedy je potrebné aktivity preplánovať. To možno urobiť na stránke aktivity alebo oveľa rýchlejšie pomocou presunu na kalendári. Ak aktivitu nemožno dokončiť, pracovník ju môže označiť ako zrušenú.

Typy aktivít

Už sme naznačili rôzne typy aktivít a zvyčajne organizácie používajú oveľa bohatšiu škálu kategórií. Poďme si ich rozobrať.

Základné typy aktivít:

  1. Priama práca s klientom – Všetko, čo sa robí v spolupráci s klientom.
  2. Nepriama práca s klientom – Práca vykonaná samotným pracovníkom v prospech klienta.
  3. Práca nesúvisiaca s klientmi.

Môžete sa stretnúť aj s tým, že priama práca sa označuje ako konzultácia a nepriama práca ako intervencia.

Zvyčajne sa tiež zaznamenáva, či sa práca vykonáva osobne, online alebo telefonicky. Nazývame to forma aktivity.

Organizácie často sledujú aj miesto, kde sa osobné stretnutia uskutočňujú. Niekedy to môže byť jednoduché prepínanie medzi kanceláriou a klientom. Bežné sú aj preddefinované možnosti, prípadne s možnosťou vlastného vstupu používateľa. Toto je miesto, kde upozorňujeme zákazníkov, aby si ujasnili, prečo tieto údaje potrebujú a ako presné musia byť. Nezdržujte pracovníkov, ak nepotrebujete úplnú adresu.

Téma aktivity je takmer vždy kategorizovaná. Môže ísť o sadu možností, z ktorých si používateľ vyberá tému, až po viacúrovňovú a viacnásobnú povinnú voľbu témy. Okrem toho organizácie môžu požadovať, aby sa v priebehu práce s klientom pokryli určité témy.

Informácie o téme sa väčšinou používajú na vykazovanie. Keďže ide o nutné zlo, chceme ho urobiť čo najjednoduchším. Malo by ísť vždy o zoznam možností a ak je to možné, filtrovať ho podľa toho, čo dáva zmysel pre situáciu klienta.

Automatické pomenovanie aktivít s voliteľným počítadlom je tiež k dispozícii. Ak vieme, o čom aktivita bola na základe výberu témy, nepýtajme sa používateľa, aby to znova zadával.

Zhodnotenie a plánovanie

Budúce aktivity možno naplánovať priamo z aktuálnej aktivity. Poznámky zo stretnutia alebo dohodnuté ďalšie kroky sa automaticky skopírujú do budúcej aktivity. Je samozrejmé, že najčastejšou akciou pri prezeraní záznamu aktivity je kontrola, čo bolo urobené predtým, a zistenie, kedy by sme sa mali stretnúť nabudúce. Tieto akcie musia byť rýchle a intuitívne.

Klient

A čo je možno samozrejmé, aktivita musí zaznamenávať, kto bol klientom. Organizácie a rôzne typy aktivít sa môžu výrazne líšiť v tom, koho považujú za klienta, ktoré a koľko klientov možno pridať k aktivite.

Tri scenáre sú v aplikácii predvolene pokryté:

  1. Individuálna aktivita – keď bol prítomný jeden klient.
  2. Skupinová aktivita – pre dvoch alebo viacerých klientov.
  3. Jednorazová aktivita – využíva sa, keď nechceme alebo nemôžeme zaznamenať viac informácií o klientovi, napríklad keď organizácie poskytujú služby s nízkym prahom prístupnosti.

Financovanie, projekty, zmluvy

Organizácie môžu pridávať ďalšie polia do záznamu aktivity podľa potreby.

Napríklad ak je s klientmi podpísaná zmluva, chceme ju zaznamenať v aktivite. Samozrejme, používateľ by si mal vybrať len z aktívnych zmlúv pre konkrétneho klienta. Ak je aktívna len jedna zmluva, môže byť dokonca automaticky predvolená.

Iným príkladom sú organizácie, ktoré získavajú financovanie z viacerých zdrojov. V takom prípade musia byť aktivity priradené k určitému zdroju financovania alebo projektu. To môže byť komplikované tým, že nie všetci pracovníci môžu prijímať financovanie z akéhokoľvek zdroja.

Pracovníci

Sociálne služby často vyžadujú prítomnosť dvoch pracovníkov pri niektorých aktivitách. Samozrejme chceme vytvoriť aktivitu len raz, ale musí byť prístupná obom pracovníkom. Iné organizácie majú špecializovaných pracovníkov, ktorí zaznamenávajú aktivity, ale primárny pracovník musí mať k nim prístup. Naša aplikácia má flexibilné nastavenie oprávnení na pokrytie všetkých možných scenárov, od jednotlivých pracovníkov až po zložité tímové štruktúry a regionálnych manažérov.

Klienti

Ako sme už spomenuli, existuje mnoho možných spôsobov, ako definovať klienta alebo typy klientov, a často sa v rámci jednej organizácie využíva viacero typov.

Na konci dňa sociálni pracovníci pracujú s ľuďmi. Prvou otázkou je, či sa ich práca sústreďuje na jednotlivca alebo domácnosť/rodinu. Niektoré služby sú striktne zamerané na rodiny, iné sa sústreďujú na deti. V oboch prípadoch je nevyhnutné mapovať rodinné vzťahy.

Ďalším dôležitým aspektom je dlhodobá vs. krátkodobá spolupráca. Napríklad mnohé neziskové organizácie ponúkajú služby s nízkym prahom prístupnosti, a preto sa o klientovi zbierajú len minimálne alebo žiadne informácie.

Situáciu ďalej komplikuje fakt, že klienti sa môžu pohybovať medzi týmito kategóriami. So zvyšujúcou sa dôverou klienta sa náhodné návštevy môžu postupne meniť na dlhodobý prístup a stretnutia s individuálnym klientom sa môžu transformovať na návštevy celej rodiny.

Naša aplikácia je preto pripravená pokryť všetky tieto scenáre. Čo tým myslíme? Jednoducho to, že môžeme selektívne aktivovať funkcie, ktoré majú zmysel pre vašu organizáciu. Pracujete len s dlhodobými individuálnymi klientmi? Žiadny problém, funkcie pre rodiny, vzťahy a krátkodobú spoluprácu nebudú zapnuté a nebudú teda prekážať.

Vzťahy klientov

Mapovanie vzťahov medzi klientmi je často požadovanou funkciou. Skupina klientov sa zvyčajne nazýva rodina alebo domácnosť, teda všetci, ktorí žijú pod jednou strechou. Byť súčasťou domácnosti je však len začiatok, zahŕňa to niekoľko typov vzťahov.

  1. Rodinná/domácnostná úloha – opatrovateľ (v niektorých krajinách "pečovateľ") a závislé osoby. Zatiaľ čo rodičia a deti sú najbežnejším prípadom, môže existovať len jeden opatrovateľ, ktorým môže byť stará mama alebo dokonca niekto, kto nie je pokrvný príbuzný.
  2. Biologický vzťah – tradičné kategórie ako otec/matka, dcéra/syn, sestra/brat. Ale tiež svokry, bratranci, tety, strýkovia, vnúčatá a podobne.
  3. Právny vzťah – stanovený zákonom, presne popisuje práva a povinnosti strán vzťahu. Napríklad zákony definujú aspekty vzťahu medzi opatrovateľom a dieťaťom mimo biologického rodičovstva. Môže existovať viacero typov v závislosti od zákonov danej krajiny. Môže tiež ísť o prípady, keď sú povinnosti rozdelené medzi viacero osôb, napr. právny zástupca a skutočný opatrovateľ môžu byť dve rôzne osoby.

Prečo je to užitočné? Predovšetkým je hodnotné poznať a rozumieť sociálnemu pozadiu klientov. Potom je často užitočné orientovať sa vo vzťahoch. Vzťahy umožňujú filtrovať a zoskupovať údaje, napríklad vidieť aktivity súvisiace s jednou domácnosťou na jednom mieste alebo pochopiť, koľko času pracovníci strávili aktivitami s členmi danej domácnosti. Nakoniec, organizácie sú niekedy povinné podávať správy o aktivitách agregovaných podľa domácností.

Naša aplikácia je pripravená zvládnuť zložitosť ľudských vzťahov. Ak je však toto pre vašu situáciu príliš komplikované, tieto funkcie môžu byť jednoducho vypnuté.

Kontrakty

Jednoducho povedané, kontrakt alebo zmluva predstavuje základ spolupráce s klientmi. Rámcuje prácu z hľadiska času a rozsahu – kedy práca začala a skončila, aké sú dôvody a ciele spolupráce.

Okrem týchto základných polí má každá organizácia jedinečný súbor informácií, ktoré je potrebné na zmluve zaznamenať. Silný spôsob, ako organizovať prácu, je definovať typy kontraktov. Týmto spôsobom sa práca môže štandardizovať, pripojením metodológie, plánu a dokonca pravidiel (napr. stretnutie dvakrát mesačne).

Napokon zmluva alebo typ zmluvy môžu definovať, kedy sa hodnotí pokrok v práci. Niekedy stačí hodnotenie na konci, no pri dlhodobých (viacročných) zmluvách sú potrebné pravidelné míľniky a merania.

Ak je to potrebné, právne dokumenty zmlúv môžu byť generované a uchovávané priamo v aplikácii alebo integrované cez Microsoft SharePoint.

Záver

Sociálne, zdravotnícke a iné služby zamerané na ľudí môžu z našej aplikácie na správu prípadov významne profitovať.

Pretože naša aplikácia pracuje pre používateľa. Čo znamená minimalizáciu času stráveného administratívou a maximalizáciu času stráveného s klientom.

Zaujali sme vás? Pozrite si naše úspešné príbehy: Usmev, Filip.

Pripravení na ukážku?

Čítajte viac

Cestovný príkaz verzia 2

Správa nehnuteľností

January 09, 2025
Správa nehnuteľností

Čo chýba na trhu s bývaním, kde je dopyt po prenájmoch a mnohí majitelia majú iba jednu nehnuteľnosť na prenájom?
Služby.
Udržiavanie nehnuteľnosti obsadenej, výber správnych nájomcov, priebežná údržba, kontroly a všetka právna dokumentácia.

Aplikácia pre terapeutov a poradcov

December 04, 2024
Aplikácia pre terapeutov a poradcov

Poskytujete poradenské, wellness, fitness alebo terapeutické služby? Predávate zvyčajne balíčky, ktoré pozostávajú z viacerých návštev? Máme pre vás aplikáciu!

©2022-2025 Inuko s.r.o
Privacy PolicyCloud
ENSKCZ
ICO 54507006
VAT SK2121695400
Vajanskeho 5
Senec 90301
Slovakia EU

contact@inuko.net