Monitorovanie je neoddeliteľnou súčasťou efektívnej práce s klientmi. Pomáha nielen sledovať pokrok, ale aj identifikovať prekážky a prispôsobiť ďalšie kroky. V tomto článku sa pozrieme na rôzne metódy hodnotenia a ukážeme, ako vám aplikácia môže tento proces uľahčiť.

Správa prípadov sa zvyčajne delí na tieto procesy:

1. Príjem klientov
2. Posúdenie situácie
3. Plánovanie
4. Implementácia/sprevádzanie
5. Monitorovanie
6. Vyhodnocovanie
7. Záver spolupráce

Monitorovanie

Monitorovanie, teda sledovanie dosahovania cieľov, je pravidelná aktivita, ktorej úlohou je zhodnotiť prácu s klientom za dlhšie časové obdobie. Spravidla je toto obdobie najmenej 3 mesiace. Pri viacročných alebo otvorených programoch je navyše zmysluplné hodnotiť dlhodobý posun po 12 mesiacoch.

Hodnotenie nie je možné bez vopred definovaných cieľov. Ideálne sú SMART ciele – teda také, ktoré sú špecifické, časovo ohraničené a obsahujú plán konkrétnych krokov.

Ako môžeme hodnotiť – merať?

Objektívne – Kvantitatívne meranie napĺňania cieľa si vyžaduje presne zadefinovať podmienky, kedy je cieľ alebo podcieľ dosiahnutý. Pomôcť nám môže existujúci vypracovaný plán s konkrétnymi krokmi k cieľu. Kvantifikácia je v tomto prípade relatívne priamočiara – krok v pláne bol dokončený alebo nie, a hodnotenie cieľa je pomer dokončených krokov k celkovému počtu krokov.

Subjektívne – Kvalitatívne meranie dopĺňa objektívne, číselné hodnotenie. Každý klient vyžaduje individuálny prístup, ciele a plán prispôsobený svojej situácii a očakávaniam. Preto musí aj meranie zohľadňovať túto jedinečnosť. Navyše, kvalitativne meranie zvyčajne zachytáva, aké konkrétne prekážky bránili dosiahnutiu cieľa alebo, naopak, aké okolnosti a podporné osoby výrazne prispeli k úspechu.

Pravidelným vyhodnocovaním je možné v kvalitativnych hodnoteniach objaviť opakujúce sa okolnosti a následne ich zahrnúť do objektívneho hodnotenia. Vďaka tomu bude objektívne hodnotenie postupne reflektovať nielen čo sa stalo, ale aj prečo.

Pre rýchly prehľad, najmä pri vyhodnocovaní skupín klientov v rámci konkrétneho programu, sú objektívne merania kľúčové. Na druhej strane, pri plánovaní a prispôsobovaní individuálneho plánu klienta zohrávajú zásadnú úlohu kvalitativne merania.

Pravidelné hodnotenie cieľov zabezpečí, že klient zostane na ceste k svojmu cieľu. Súčasne umožňuje organizácii zbierať objektívne údaje o výsledkoch spolupráce. V neposlednom rade je hodnotenie príležitosťou na reflexiu pre klienta aj pracovníka – je to vhodný moment na oslavu výsledkov, potvrdenie podpory a zhodnotenie spolupráce či použitých metód. Zároveň je ideálnym časom na úpravu a doplnenie cieľov alebo plánu.

Ako môže aplikácia pomôcť?

Pripomienky

Aplikácia sleduje dátum posledného merania cieľa a automaticky pripomenie nadchádzajúce meranie. Frekvenciu meraní, ako aj spôsob pripomenutia, je možné upraviť. Jednoduchým spôsobom, ako začať, je pripomienka na 3-mesačné meranie pre každý aktívny cieľ, doručená priamo v aplikácii. V prípade potreby je možné doručiť pripomienku e-mailom pracovníkovi alebo manažérovi/koordinátorovi, napríklad ak meranie nie je dokončené viac ako 14 dní po termíne.

Meranie

Samotné meranie pokroku k cieľu prebieha v aplikácii prostredníctvom formulára. Aplikácia umožňuje administrátorovi nastaviť špecifické stupnice (a vysvetlivky) pre každý druh cieľa. Pre lepší používateľský komfort je možné nastaviť spoločné meranie všetkých cieľov, takže pracovník musí vyplniť iba jeden formulár.

Sebahodnotenie

Zaujímavou funkciou je možnosť vytvoriť samostatný formulár pre sebahodnotenie klienta. Klient ho môže vyplniť sám, napríklad na tablete pracovníka, alebo môže byť dotazník doručený e-mailom. Pre menej digitálne zdatných klientov je tiež možné vyplniť formulár spoločne s pracovníkom.

Prehľady

Aplikácia dokáže pomocou prehľadných grafov zobraziť napredovanie klienta naprieč viacerými meraniami. Okrem agregácie údajov v čase pre konkrétnych klientov je možné sledovať aj pokrok viacerých klientov alebo sumárny postup za kvartál v konkrétnom regióne.

Dynamické grafy umožňujú interaktívnu analýzu dát priamo v aplikácii. Pre potreby komplexnej analýzy aplikácia umožňuje exportovať hodnotenia do Excelu – buď manuálne na príkaz autorizovaného používateľa, alebo automaticky zaslať súbor e-mailom, napríklad každý kvartál.

Záver

Monitoring a pravidelné hodnotenie cieľov sú kľúčové pre úspešnú spoluprácu s klientmi. Spojením objektívnych a subjektívnych metód merania získavame komplexný pohľad na pokrok a zároveň umožňujeme prispôsobenie plánov individuálnym potrebám.

Použitím aplikácie môžeme proces hodnotenia výrazne zefektívniť – automatizované pripomienky zabezpečia pravidelnosť meraní, intuitívne formuláre uľahčia zber údajov a prehľadné grafy umožnia rýchlu analýzu výsledkov.

Vyskúšajte aplikáciu ešte dnes a zjednodušte si monitoring cieľov! Umožnite klientom aj pracovníkom efektívnejšiu spoluprácu a získajte cenné dáta pre ďalší rozvoj programov.