Cesťák - cestovný príkaz

Ako najlepšie začať prázdninové obdobie?
No predsa novým projektom!
Chodite často na pracovné cesty a vypisovanie cesťákov alebo ich spracovanie vás ubíja?
Máme pre vás riešenie.

Čo potrebujú používatelia

Táto aplikácia vznikla na základe nápadu ludi z Cesty von. Mentori a iní zamestnanci navštevujú komunity, kde pomáhajú ľuďom na ceste von z chudoby. Keďže ľudia v núdzi nemajú možnosť vycestovať za poradenstvom - a často ani nemajú znalosť, kde pomoc nájsť - chodia pracovníci Cesty von za nimi do ich komunít. Aby svoj čas využili efektívne, jedna pracovná cesta zahŕňa niekoľko stretnutí a často aj niekoľko obcí/komunít.

Nakoľko pracovníci často na presun využívajú svoje vlastné autá, organizácia im náklady na cestu chce vykompenzovať. A tu sa celý príbeh začína komplikovať. Výpočet síce nie je komplikovaný, ale je potrebné pozbierať informácie o všetkých cestách za mesiac, o ich úsekoch, o priemernej cene pohonných hmôt a na záver to celé dosadiť do vzorca. Ak vám pri tomto napadol excel, tak áno, toto bolo pôvodné riešenie. Výhodou excelu je že vzorec je hotový za pár minút.

Ale potom nasledujú značné nevýhody:

1. Užívatelia musia prance vyhľadat vzdialenosti prejazdené na pracovnej ceste
2. Musia správne zadať iba povinné informácie.
3. Musia vypĺňať excel na počítači, pretože excel na mobilnom telefóne síce funguje, ale je to skôr za trest.
4. Musia správne vložiť riadky a nepokaziť vzorce.
5. Musia správne zadať čísla a dátumy (desatinné čiarky, lomítka v dátumoch a iné kreatívne novotvary).
6. Dodatočné dokumenty (napr. cestovné lístky) sa nedajú “prilepiť” do excelu.
7. Pre každý mesiac treba vytvoriť nový súbor.

Ak to teda celé zhrnieme, nové riešenie by malo:

1. Fungovať na mobilnom telefóne
2. Udržiavať databázu ciest tak, aby užívateľ mohol zadávať cesty priebežne a na konci mesiaca iba skontrolovať a odoslať sumár
3. Vypočítať automaticky všetko čo treba (vzialenosti medzi miestami, odhadované trvania ciest atd.)
4. Nedovoliť vložiť informácie v nesprávnom tvare - iba mestá a obce v SR, dátumy v jednotnom tvare atd.
5. Vygenerovať automaticky dokument vo formáte pdf pre účtovné oddelenie.
6. Udržiavať informácie o autách (technické preukazy)
7. Nahrať doklady - cestovné lístky, účet za tankovanie atd.
8. Umožniť prevod pravidelných pracovných ciest na cestovný paušál

Naša apka

Vybavení zoznamom funkcionalít sme sa pustili do práce. Sústredili sme sa predovšetkým na: 

• Intuitívnosť - apka sa používa iba niekoľkokrát za mesiac, preto sa nemôžeme spoliehať nato, že si užívatelia zapamätajú komplikovaný postup.
• Automatizáciu – aby nebolo potrebné pýtať sa informácie, ktoré vieme získať automaticky.
• Rýchlosť - aplikácia musí byť použiteľná za pochodu. Počas pracovných cesty je možné zastávky a dokumenty pridávať postupne - odfotiť rovno na telefóne.

Modul cesta

Užívateľ vytvorí novú pracovnú cestu a postupne pridáva miesta, ktoré navštívil. Aplikácia automaticky predpokladá, že cesta sa začína a končí v bydlisku užívateľa. Predvolený začiatok a koniec sa dá samozrejme zmeniť, respektíve nemusia byť rovnaké. S každým pridaným miestom na ceste sa prepočítaju vzdialenosti.

Pre každý úsek cesty je možné označiť, či sa použilo vlastné vozidlo užívateľa alebo hromadná doprava - vlak, autobus etc.
Pre každý úsek je tiež možné vybrať čas odchodu, príchody si už apka prepočíta sama.

Ku každému úseku, kde užívateľ využil vlak alebo autobus je možné priložiť snímku cestovného lístku.

Modul cestovný príkaz

Užívateľ si jednoducho vyberie mesiac (alebo uzavrie predchadzajúci) Zadá cenu, za ktorú tankoval pohonné hmoty (a priloží fotku účtu). Vyberie si, či platbu za náklady si želá na účet alebo v hotovosti. Všetko ostatné si aplikácia vypočíta - pamätá si aktuálne auto užívateľa, ako aj jeho sprotrebu.

Po kontrole, užívateľ označí výkaz ako odoslaný na spracovanie. Následne sa výkaz spracuje pokladníkom a náklady su preplatené.

Modul výkaz vie pokladník využiť na výpočet paušálnych náhrad za pravidelné pracovné cesty. Opakujúce sa pracovné cesty za sledované obdobie (4, resp. 2 mesiace) sa spočítajú ako paušál pre užívateľa.

Aktuálne je ešte potrebné výkaz vytlačiť a podpísať. Pracujeme na odstránení aj tejto poslednej byrokracie ;)

Štatistiky a nástenky

Manažéri a účtovníci v back-office používajú interaktívne grafy na rýchly prehľad.
Alebo na podrobnejšiu kontrolu konkrétnych nezrovnalostí.
Alebo na výpočet finančných agregátov.

Záver

Apky, kde priam počujeme, ako si naši užívatelia uľavene vydýchli, že je konečne odzvnonilo excelovej frustrácii, sú naše obľúbené. Samozrejme, táto apka ovplyvňuje prácu užívateľov len veľmi okrajovo, celá interakcia je hotová v priebehu pár sekúnd. Na druhej strane moja skúsenosť je, že frustrácia z byrokracie vám spoľahlivo pokazí celý deň, nehovoriac o komplikovaní celého procesu.