Cestovný príkaz – medzinárodná edícia

Nová verzia Cesťáku prináša užitočné funkcie pre cestujúcich zamestnancov aj back-office finančný tím.
Zjednodušili sme pridávanie zahraničných destinácií a výpočet stravného. Náklady na stravné sa zobrazujú v lokálnej mene aj v eurách.

Zahraničné pracovné cesty

Pracovné cesty do zahraničia sú vzhľadom na relatívne malý slovenský trh takmer nevyhnutné. Zároveň však prinášajú výrazné komplikácie pre finančný tím.

Každá krajina má priradenú inú sadzbu stravného. Navyše môže byť táto suma v lokálnej mene a pre potreby preplatenia ju treba prepočítať na eurá. Rozhodujúci je aj čas, odkedy sa cesta považuje za zahraničnú – ten závisí od použitého dopravného prostriedku.

Ak cestujete lietadlom, v zahraničí ste už na letisku v Bratislave či Košiciach. Pri ceste autom alebo vlakom sa cesta považuje za zahraničnú až od prekročenia hraníc. To znamená, že za určitých okolností má zamestnanec nárok na slovenské aj zahraničné stravné.

A čo ak počas jedného dňa navštívite viac krajín? Stravné sa počíta podľa krajiny, v ktorej ste strávili najviac času. Ak bol čas rovnaký, vyberá sa krajina s vyššou sadzbou stravného.

Jednoduché. Aspoň na papieri.

Ako vie pomôcť aplikácia

Aplikácia automaticky určí miesto a čas prekročenia hraníc pri ceste autom alebo autobusom. Žiadna lekcia geografie vás nečaká.

Stravné sa zobrazí v sume platnej pre danú krajinu a podľa potreby sa prepočíta správnym kurzom na eurá. Pri náročnejších cestách sa automaticky aplikujú pravidlá pre návštevu viacerých krajín. Ak bola časť cesty absolvovaná na Slovensku, započíta sa aj slovenské stravné.

Ak mal cestujúci zabezpečenú plnú alebo polpenziu, stačí to uviesť jedným klikom a aplikácia stravné automaticky prepočíta.

V praxi

Cesťáky

Aplikácia sa po spustení otvorí na zozname cesťákov, kde vidíte prehľad otvorených, spracovávaných a dokončených cesťákov.

Cesťák je pomyselná obálka pracovných ciest jedného zamestnanca za kalendárny mesiac.

Bežne sa vytvára jeden cesťák za mesiac, v ktorom boli uskutočnené pracovné cesty. Ak je však potrebné cesty v rámci mesiaca logicky rozdeliť, je možné vytvoriť aj viac cesťákov.

Pred nahratím pracovnej cesty je potrebné vytvoriť cesťák:

• kliknutím na Nový cesťák,
• vyplnením povinných údajov:
  • Obdobie – mesiac, za ktorý sa cesťák vytvára,
  • Používateľ – cestujúci.

Ak sa na pracovnej ceste použilo vlastné osobné vozidlo, je pred uzavretím a odoslaním cesťáku potrebné zadať cenu pohonných hmôt.

Nepovinné údaje:

• Spolucestujúci – mená spolucestujúcich,
• Poznámka – slúži na rozlíšenie cesťákov, ak vytvárate viacero za mesiac (napr. podľa projektu).

Pracovná cesta

Pracovnú cestu pridávate na karte Cesťáku v sekcii Cesty pomocou tlačidla Pridať cestu.
Pred pridaním novej cesty je potrebné cesťák uložiť. Uloží sa ako koncept a môžete ho ďalej upravovať.

Pracovná cesta sa zadáva ako zoznam navštívených miest. Aplikácia automaticky prepočítava vzdialenosti medzi mestami pre účely výpočtu amortizácie a náhrady za pohonné hmoty.

Ako prvé je potrebné zadať účel cesty.

Následne pridávame jednotlivé destinácie:

1. vyberieme čas odchodu,
2. vyberieme miesto odchodu (zvyčajne je predvyplnené),
3. vyberieme destináciu:
   • na Slovensku mesto alebo obec (prípadne ulicu),
   • v zahraničí najskôr krajinu a následne mesto (prípadne ulicu),
4. vyberieme čas príchodu. Pri ceste autom ho aplikácia vypočíta automaticky. Pri iných časových pásmach zadávame lokálny čas.

Po zadaní všetkých zastávok:

• vyberieme dopravný prostriedok,
• aplikácia prepočíta vzdialenosť a odhadovaný čas príchodu,
• skontrolujeme miesto a čas prekročenia hraníc (iba pri zahraničných cestách).

Aplikácia automaticky vypočíta nárok na stravné v záložke Stravné:

1. zobrazí deň cesty a počet hodín strávených v jednotlivých krajinách,
2. vyberieme, či bola strava zabezpečená (napr. hotelom) alebo hradená cestujúcim,
3. automaticky prepočíta stravné podľa času, krajiny a zabezpečenej stravy,
4. zobrazí celkovú sumu.

Záver

Zahraničné pracovné cesty nemusia byť nočnou morou pre cestujúcich ani pre finančné oddelenie. Cesťák automatizuje zložité pravidlá, minimalizuje chybovosť a šetrí čas na oboch stranách.

Či už spracúvate jeden cesťák mesačne alebo desiatky zahraničných ciest, Cesťák vám pomôže mať v tom poriadok.

Vyskúšajte aplikáciu sami.