Cestovný príkaz verzia 3

Nová verzia Cesťáku prináša užitočné funkcie pre cestujúcich pracovníkov aj back-office finančný tím. Spoločnou črtou je automatizácia. Pri rozhovoroch s našimi používateľmi sme objavili a následne eliminovali zbytočné kroky.

Bloky a cestovné lístky

Pripomeňme, že kľúčová funkcia aplikácie je vygenerovať PDF dokument so zoznamom pracovných ciest vrátane detailov ako najazdené vzdialenosti, výpočty spotreby a amortizácie. Dôležitý vstup pre výpočty sú bloky – platby používateľov za pohonné hmoty, cestovné lístky, parkovanie atď.

Predchádzajúca verzia Cesťáku bez problémov vložila odfotené bloky priamo do vygenerovaných PDF súborov. Z feedbacku našich používateľov sme zistili, že potrebujeme rozšíriť podporované formáty.

Cestovné doklady, napríklad lístok na vlak objednaný online, príde používateľovi ako PDF do e-mailu. Nám, počítačovým expertom, je jasné, že môžeme spraviť screenshot z PDF-ka a následne nahrať do apky obrázok. Bežní používatelia však volia zložitejšie postupy, napríklad vytlačia PDF a odfotia ho, alebo odfotia monitor telefónom.

Konverzie súborov a screenshoty sú jednoducho pokročilé aktivity. Navyše, aj pre skúsených používateľov je to strata času.

Riešenie je, samozrejme, priamočiare – nová verzia Cesťáku podporuje nahrávanie PDF dokladov.

Veľmi podobný problém vzniká pri niektorých Android telefónoch (napríklad od Samsungu). Keďže moderný telefón má dnes fotoaparát s vysokým rozlíšením, fotky by v bežnom formáte JPG zaberali veľa miesta v pamäti. Preto je čoraz populárnejšie ukladať fotky v modernom formáte HEIC/HEIF (High-Efficiency Image Format).

Žiaľ, podpora pre tento formát nie je zďaleka univerzálna. Ani najmodernejšie prehliadače ho nevedia zobraziť, často s ním majú problém aj e-mailové programy.

Znova je riešenie priamočiare – aplikácia skonvertuje obrázok na podporovaný formát automaticky. Alternatívne môžu používatelia využiť návod a ukladanie fotiek v modernom formáte vo svojom telefóne vypnúť.

Doklady ako dôkaz

Posledné zlepšenie vychádza z jednoduchej otázky: Načo vlastne prikladáme doklady? Potrebujeme ich ako dôkaz/overenie čísiel – súm nákladov, ktoré sme už zadali v aplikácii.

Nemôže tu niečo počítač spraviť za nás?

Samozrejme, že môže. Pomocou AI vieme cestovný doklad nielen naskenovať, ale aj presne detegovať, o aký druh dokladu ide.

Takže blok za tankovanie sa prečíta a nahráme z neho cenu za jednotku (liter/kWh). Pritom overíme aj druh paliva voči vozidlu a dátum.

Cestovný doklad sa priloží k správnej ceste. V ďalšej verzii plánujeme pracovnú cestu vygenerovať priamo z dokladov.

Proces

Pre zvýšenie komfortu finančného oddelenia sme pridali možnosť hromadného spracovávania Cesťákov.

Pripomeňme, že životný cyklus Cesťáku má 4 zastávky:

1. Cesťák vznikne ako koncept a používateľ-cestujúci doňho pridáva pracovné cesty.
2. Na konci mesiaca používateľ Cesťák uzavrie a odošle.
3. Po kontrole sa Cesťák dostane na schválenie alebo – ak je chybný – vráti používateľovi.
4. Po schválení sa dostáva na „stôl“ finančného/mzdového oddelenia na preplatenie.

Aké sú záverečné úlohy účtovníčky/účtovníka pri spracovaní Cesťáku?

1. Finálna kontrola Cesťákov
2. Preplatenie nákladov na účet používateľa
3. Označenie Cesťákov ako dokončené
4. Archivovanie Cesťákov ako PDF (a/alebo tlač)

Pre zrýchlenie kontroly sme vybrali všetky potrebné polia (atribúty) priamo na zoznam. Vďaka tomu nie je potrebné každý Cesťák zvlášť otvárať.

Preplatenie Cesťákov sme zrýchlili generovaním súboru hromadnej platby pre internet banking. Účtovníčka jednoducho vyberie Cesťáky pripravené na platbu a jedným klikom vygeneruje XML súbor. Následne ho nahrá do internet bankingu ako hromadnú platbu a odošle na prevod. Na záver vybrané Cesťáky označí ako uhradené, o čom aplikácia automaticky notifikuje používateľa-cestujúceho.

Naše riešenie automaticky kontroluje IBAN kódy účtov používateľov a vypočíta aj SWIFT/BIC kód. Prevádzacie symboly platby nastavíme presne podľa vašich potrieb.

Hromadnú platbu je možné uložiť aj ako CSV súbor – či už pre archiváciu, import do iného systému alebo ďalšie spracovanie v Exceli.

Archivovanie sme zjednodušili, resp. plne automatizovali, ak využívate SharePoint. Po dokončení sa z Cesťáku vygeneruje PDF súbor (vrátane príloh a podpisov). Tento súbor je archivovaný v aplikácii a v novej verzii sa nahrá aj automaticky do SharePoint úložiska.

Záver

Aplikáciu Cesťák používatelia nespúšťajú každý deň a určite v nej netrávia hodiny. Čo je v skutočnosti veľký úspech – v minulosti pri manuálnom vypĺňaní, podpisovaní a kontrole práve s touto aktivitou hodiny márnili.

Naším cieľom nie je bojovať o pozornosť používateľa, ale naopak, čoraz viac čas v apke minimalizovať. Ako na to ideme? Počúvame vás a snažíme sa eliminovať kroky, ktoré je možné automatizovať. Pridávame intuitívne funkcie (napr. duplikovať cestu), vďaka ktorým netreba opakovať to, čo ste už raz do aplikácie nahrali.

Radi vám aplikáciu predvedieme a aj vaše nápady zapracujeme.